Nieuws

OOZ neemt volgende stap in digitaal verwerken van facturen

9 oktober 2018

Sinds het begin van 2017 werkt het Openbaar Onderwijs Zwolle (OOZ) samen met Preadyz. Die samenwerking is langzaam aan gegroeid. De samenwerking begon met de ondersteuning op de afdeling HRM door Bea Lokhorst en later op de afdeling Financiën door Gerjan Heerkes. De ondersteuning door Gerjan is van de ondersteuning in de rapportages uitgegroeid naar financieel beheer. Zo hebben we de jaarrekening 2017 ondersteund.

Volgende stappen 
Dat proces was weer een trigger om de processen anders te willen inrichten. En daarom is besloten door OOZ om Exact Globe op te waarderen naar Exact Online en de inkoopfacturen te verwerken via de module 'Digitaal Factuurverwerken' van ProActive. En deze livegang hebben we op 1 oktober gevierd samen met OOZ en onze partner ProActive. Met zoals zij het zelf noemen “de volgende stap in het digitaal verwerken van facturen”.En zoals alle heugelijke gebeurtenissen vierden zij de nieuwe stap met wat lekkers: gebak! 

SAMSUNG CSC
ProActive-Preadyz-OOZ

Frans Steine: anders, slimmer en beter
“Wij wisten dat het anders, slimmer en beter kon”, vertelt directeur Bedrijfsvoering Frans Steine. “In ProActive is er meer controle over onze manier van werken. Je hebt een duidelijk overzicht van goedgekeurde facturen en openstaande facturen. En het systeem werkt ook nog eens gebruiksvriendelijk. Daarnaast is de Spend Cloud voorbereid op de toekomst van het OOZ. We willen steeds minder werken met contant geld en dit uiteindelijk bannen uit de organisatie. De Spend Cloud biedt daar met de optie Kas & Pas de mogelijkheid voor.”

Erik Seinen: efficiënte factuurstroom
Senior financieel medewerker Erik Seinen juicht het werken met ProActive ook toe. “We willen graag een efficiënte factuurstroom bereiken. Dat houdt in dat we van ontvangst tot betaling zo min mogelijk tussenstappen willen maken voor de verwerking van facturen. Dat was tot nu toe een omvangrijk aantal handelingen, aangezien we 40 scholen hebben. Een voorbeeld: hiervoor kwamen facturen nog deels binnen op de scholen. In de Spend Cloud hebben we een centraal e-mailadres dat bestemd is voor alle facturen. Deze facturen komen rechtstreeks binnen in de postbus van ProActive. Verder is er een volledig procuratieschema ingericht zodat bij de verwerking van de factuur in ProActive al is vastgelegd wie als budgetverantwoordelijke de kosten mag autoriseren.”

Toekomst
Medio november 2018 worden de modules  Contractbeheer en Inkoop uitgerold. En begin 2019 zal de module Pas en Kas volgen, te beginnen met een pilot op het Gymnasium Celeanum in Zwolle. Daarmee willen we de stroom van bonnetjes en voorgeschoten bedragen gaan inperken. Het kan er zelfs toe leiden dat de scholen volledig zonder kasgeld gaan opereren.

Ook samen met Preadyz beginnen met kleine stappen voor een uiteindelijk groot resultaat voor de bedrijfsvoering van uw school? Neem contact op met Gerjan Heerkes. 

Voor vragen of meer informatie:
Gerjan Heerkes
medeoprichter en klantadviseur

06 50 70 69 29
g.heerkes@preadyz.nl

Gerjan Heerkes