© tekst door Visma|Raet

Preadyz werd op 1 januari 2016 opgericht door Jan Hofstra en Gerjan Heerkes. De filosofie was vanaf de start helder, vertelt Jan Hofstra: “Wij noemden ons vanaf het begin dienstverlener en geen administratiekantoor. Dat geeft al sterk aan waar we voor staan. Wij vonden het administratiekantoor als concept verouderd. Centraal staan wat ons betreft ontzorgen en faciliteren. Wij maken gebruik van de cloud software van Visma, waarmee we handmatig werk zoveel mogelijk automatiseren. De tijd die hierdoor vrijkomt kunnen onze mensen inzetten voor advies aan de klant. De scholen zelf kunnen ook efficiënter werken, waardoor zij zich focussen op het primaire proces: goed onderwijs verzorgen.”

“Wij vonden het administratiekantoor als concept verouderd. Centraal staan wat ons betreft ontzorgen en faciliteren. Wij maken gebruik van de cloud software van Visma, waarmee we handmatig werk zoveel mogelijk automatiseren.”

Het ontzorgen komt in alle onderdelen van de dienstverlening terug. Gerjan Heerkes: “De eindgebruiker staat centraal, de schooldirecteur, maar ook zijn of haar medewerkers. Vanuit die gedachte zorgen wij zoveel mogelijk dat informatie maar één keer hoeft ingevoerd te worden. Wij zorgen voor een goede integratie tussen de verschillende systemen en processen en dat maakt het werk voor de gebruiker overzichtelijker en eenvoudiger. Bovendien krijgen onze klanten met single sign on (SSO) toegang tot alle applicaties.”

"De eindgebruiker staat centraal, de schooldirecteur, maar ook zijn of haar medewerkers."

Om optimaal invulling te geven aan deze ambitie werkt Preadyz intensief samen met leveranciers zoals Visma die op dezelfde manier streven naar klantvriendelijkheid, vervolgt Heerkes: “Preadyz maakt in haar dienstverlening gebruik van een breed Visma-portfolio, met daarin HRM, Payroll, Finance en Spend Cloud van ProActive. Om onze dienstverlening en advisering aan de klant te optimaliseren zetten we steeds meer gecombineerde data in, bijvoorbeeld de data uit de Visma-tools en uit Cogix. Cogix is een planning & control tool, waar de financiële data bij elkaar komt zodat scholen goed kunnen sturen op hun begroting versus de gerealiseerde kosten.”

Preadyz bedient onderwijsinstellingen vanuit drie domeinen: HR-processen, financiële processen en overige processen. Om alle klanten in het pluriforme onderwijslandschap naar wens te kunnen bedienen heeft Preadyz drie soorten dienstverlening ontwikkeld, legt Jan Hofstra uit: “Voor de kleine instellingen doen wij alles, zij doen alleen de invoer aan de voorkant. Voor middelgrote klanten kiezen we voor een middenweg, waar een klant een deel doet en wij een deel invullen. Grote klanten doen alles zelf. Voor hen verzorgen wij de applicaties en het functioneel beheer en vervolgens doet de klant alles zelf.”

Preadyz kan in haar dienstverlening flexibel zijn vanwege self service, workflows en automatiseringsmogelijkheden in de HR- en Finance software van Visma. Het digitaliseren van die processen zorgt ook voor de benodigde data en inzichten, waardoor scholen - klein en groot - beter kunnen bijsturen op proces en beleid.

Uiteindelijk gaat het om volledige digitale ondersteuning van de bedrijfsvoering én om maatwerk, zegt Hofstra: “Wij faciliteren zoveel mogelijk. We kunnen buiten de standaarden om heel veel voor onze klanten inrichten rondom autorisaties en de manier waarop zij de processen willen organiseren. Hoever je gaat met automatiseren ligt ook weer erg aan de omvang van de klant. In kleinere organisaties weet het management vaak hoe het zit, wie er ziek is en hoe ze het beste met die individuele medewerkers kunnen omgaan. Maar als je 700 mensen in dienst hebt kun je niet meer zo ‘op de persoon’ sturen en wil je meer sturen op het proces.

Bij de dienstverlening van Preadyz staan vier principes centraal: Persoonlijk, Hulpvaardig, Innoverend en Ondernemend. “Die principes maken ons uniek” zegt Gerjan Heerkes: “In onze organisatie is geen hiërarchie. Onze medewerkers hebben zoveel mogelijk eigen verantwoordelijkheid en iedereen is direct bereikbaar. Een van de reacties die we steeds terugkrijgen van onze klanten is onze directheid en onze snelle bereikbaarheid, die we combineren met innovatieve software. Bovendien zijn we supertransparant. Als we onze klanten vertellen wat er allemaal kan met veel minder moeite, dan valt hun mond vaak open van verbazing. We zien dat er bij veel organisaties nog veel te winnen is door samen met de klant te kijken hoe processen slimmer en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Het is mooi om een rol te spelen in het ontzorgen van deze klanten en slimme software in te zetten zodat alles goed geautomatiseerd wordt. Dat is ons doel. Wij hoeven niet de grootste te worden, maar we willen wel de beste zijn en blijven.”